Cuando las autoridades sanitarias anunciaron hace algunos días que la Región Metropolitana retrocederá a fase 3 a partir del miércoles 27, en las oficinas muchos jefes se tomaron la cabeza preocupados por los cambios de aforos y en cómo organizar, en tan pocos días, la gestión de espacios y turnos para la asistencia de los colaboradores. En empresas pequeñas puede ser más simple, pero sobre las 50 personas la logística es más compleja.
Lo positivo, es que la digitalización, que poco a poco se va arraigando en los espacios de trabajo, llegó para solucionar este tipo de imprevistos que, en medio de la pandemia, continuarán pasando, sobre todo con los permanentes cambios de fase. En esa línea, Talana -empresa que digitaliza el área de RRHH- recomienda utilizar la tecnología como un aliado, con el fin de sistematizar los turnos y cumplir con los aforos, y así evitar posibles multas sanitarias.
En este marco, Andrés Barriga, CEO de Talana, comentó que “dada la experiencia que tenemos dentro de la operación diaria de una empresa, y el sistema híbrido que se implementa en gran parte de ellas, vimos que la organización de turnos debido a los aforos, sobre todo en aquellas con más de 200 colaboradores, era una complicación. Por ello, para facilitar esta labor, agregamos a nuestro Módulo de Gestión de Personas una nueva herramienta llamada ‘Trabajo Híbrido’, que gestiona, coordina turnos y controla la cantidad de personas que ingresan a la oficina, sin depender de archivos o formularios adicionales, lo que permite cumplir con las normas sanitarias y, en caso de contagio, cuenta con la trazabilidad a través de una función llamada ‘Reportar Contagio’”.
De acuerdo con los datos de Cushman & Wakefield, debido a la pandemia, más de 136.121 m2 de oficina se han liberado, ya que las empresas han decidido reducir sus espacios físicos, privilegiando el trabajo híbrido, pero “manteniendo las presencialidad, para generar una cultura empresarial y permitir que los trabajadores puedan reunirse, compartir y hacer sinergia”, explica Barriga.
Beneficios de la digitalización del sistema
Una de las empresas que está utilizando esta aplicación es Caja 18. Ahí, la herramienta se está implementando y, hasta ahora, “ha funcionado bien''. Es fácil de usar y de configurar, y nos permite reservar oficinas y controlar el aforo”, señala Williams Paillán, Jefe de Sistema de Apoyos e Integración - Gerencia de tecnología y transformación digital de Caja 18, quien agregó que espera agregar pronto otras utilidades, como reserva de estacionamiento y puestos de casino.
Colmena es otra de las empresas que tiene el módulo. De acuerdo con César Navarro, subgerente de Compensaciones y Beneficios y Gerencia de Personas, señaló que si bien “es un grupo acotado el que está usando la herramienta, hasta ahora ha funcionado bien. Es fácil de usar, y la reportería de asistencia y turnos nos sirve para tener todo organizado. Antes teníamos un proceso mucho más artesanal que consistía en rellenar un formulario, pero ahora está todo en línea”.
Con todo, ambos ejecutivos concuerdan en que este modelo de trabajo híbrido es algo que llegó para quedarse, por lo que “tener este tipo de herramientas, sobre todo en un contexto de pandemia y de cambios constantes en términos de aforo, ayuda a tener más claridad, optimiza el tiempo y se logra una mejor organización”, indicó Navarro.